El éxito o el fracaso de un proyecto depende de lo que suceda durante la fase de planificación. Todos los consejos y trucos no ayudarán a que tengas éxito si no realizas inicialmente un plan de trabajo.
En este artículo te hablaremos sobre la importancia de esta valiosa herramienta. Además te brindamos el paso a paso para llevar a cabo un plan de trabajo de manera óptima y efectiva.
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es un documento que describe todos los pasos a seguir en el transcurso de un proyecto. Se desglosa con el mayor detalle posible y se asignan actividades individuales a ciertos departamentos o personas.
En él se especifican todos los objetivos, tareas, hitos, financiación, recursos y cualquier otra información necesaria. En líneas generales describe cómo se va a realizar un proyecto.
Antes de desarrollar la metodología para crear un plan efectivo, puede ser útil definir alguna nomenclatura relevante. Metas, estrategias, objetivos y tácticas son términos que a menudo se usan indistintamente.
Importancia de contar con un plan de trabajo en tu empresa
Un plan de trabajo claro y detallado no resolverá todos los problemas que puedan surgir durante el curso de un proyecto. Pero brindará la oportunidad de organizar tus ideas, evaluar tus opciones y evitar posibles dificultades.
«Contar con un plan de trabajo adecuado es la forma más segura y eficiente de completar cualquier proyecto.»
Este plan de trabajo garantiza que se hayan tenido en cuenta todos los componentes del proyecto. Entre los que destacan: las funciones, herramientas y equipos necesarios, presupuesto, plazos y calendario para informes de progreso.
El equipo podrá consultar esta herramienta durante las reuniones periódicas y establecer las deficiencias, en caso de haberlas. En caso de pasar por alto algún detalle, será mucho más fácil detectarlo al revisar el plan.
8 pasos para crear un plan de trabajo empresarial
Un plan de trabajo bien pensado es la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Es por eso que debes hacerlo bien la primera vez. Aquí hay ocho pasos simples que debes seguir para crearlo.
#1 Establecer objetivos
Cada proyecto necesita una visión. Establece algunas metas ambiciosas pero alcanzables. Estos regirán cada paso siguiente y le darán a tu equipo la motivación para ejecutar el plan.
Debes crear estos objetivos apegados a la visión general de la empresa. Si tus objetivos no concuerdan con los lineamientos de la empresa, el proyecto será un fracaso.
#2 Reconocer limitaciones
Ningún plan se lleva a cabo sin problemas. Por ello, debes identificar las limitaciones y los potenciales obstáculos que podrían impedir el éxito del proyecto.
Un ejemplo puede ser algún imprevisto que obligue a la empresa a desviar los recursos de mano de obra del proyecto. Es importante que dejes un margen para compensar cualquier obstáculo que no puedas prever.
#3 Fijar metas y objetivos particulares
Detalla qué tipo de metas y objetivos particulares debe tener en cuenta tu equipo para lograr los objetivos generales. Estas metas deben desglosarse de lo que previamente has establecido.
Es importante que sea lo más específico posible. También es recomendable que estén enmarcados bajo el modelo S.M.A.R.T. (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada) por sus siglas en inglés.
#4 Definir responsabilidades
Definir las responsabilidades es necesario para garantizar que cada tarea se complete a tiempo. Igualmente deben ser delegadas a las personas correspondientes y ser realista en sus asignaciones.
Asigna a miembros del equipo estas tareas específicas. Deja en claro quién debe hacer qué, para evitar confusiones más adelante.
#5 Crear una estrategia
Crea la estrategia, el plan de trabajo paso a paso y el cronograma de proyectos. Divide los objetivos específicos para su respectiva entrega.
Recuerda que la estrategia y estructura definirá los trazos generales que ayudarán a lograr ese objetivo. Básicamente, es la forma en cómo lo llevarás a cabo.
#6 Establecer plazos
Es importante establecer fechas y plazos de entrega para poder cumplir a cabalidad con el plan de trabajo. De lo contrario no tendrá éxito y será un fracaso.
Al delegar los objetivos y establecer los plazos, sabrás a quién acudir para averiguar qué sucedió en caso de algún fallo. Para evitar esto, y como te comentamos anteriormente, los objetivos deben enmarcarse bajo el modelo S.M.A.R.T.
#7 Determinar recursos necesarios
Identifica qué recursos necesitarás. Si las metas son el destino y los objetivos son el motor, los recursos son el combustible. Haz una lista de todo lo que puedas necesitar y adjúntalos a cada objetivo.
Los recursos no solo hacen referencia al financiamiento. También tiene que ver con los materiales, equipos, espacio y mano de obra. Es cualquier cosa que esté limitada y pueda ser utilizada por un proyecto.
#8 Medir los resultados
Revisa periódicamente tu progreso con respecto a las metas y objetivos establecidos. También debes medir los resultados y verificar si están en sintonía con todo lo propuesto.
El seguimiento de tu progreso ayudará a garantizar que te mantengas concentrado en las tareas y seguir adelante. Hacer las respectivas mediciones te permitirá hacer ajustes más rápidamente si son necesarios.
«Un plan de trabajo se realiza mediante el establecimiento de objetivos medibles que pueden transformarse en acciones concretas.»
En CETEMIN estamos dispuestos a trabajar junto a ti para que puedas cumplir a cabalidad con tu plan de trabajo. Todo lo relacionado a la capacitación y entrenamiento de tu personal puedes gestionarlo con nosotros.
Bien sea en nuestras carreras técnicas o con nuestros cursos más cortos; tenemos una variedad de programas que podemos ajustarlos a las necesidades de tu empresa y personal minero.
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Conclusión
Si nunca antes has creado un plan de trabajo, ahora es el momento de darle una oportunidad. Identifica un proyecto simple a futuro y comienza a crearlo de la forma más sencilla siguiendo los pasos anteriores.
Luego, evalúa qué tan bien te ayudó el plan de trabajo a lograr el proyecto. Establece comparación con otras actividades en las que has estado trabajando.
Para facilitar la gestión puedes hacer uso de un software que te ayude a administrar el plan de trabajo; de esta forma podrás realizarlo y manejarlo de una manera más óptima.
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